Elektronik Belge Yönetim Sistemi Evrak Doğrulama

Eklenme - 26 Kasım 2017

Elektronik Belge Yönetim Sistemi Evrak Doğrulama

Elektronik belge, bir kurum arasında olan tüm yazışmaların ve belgelerin internet üzerinden online olarak yapılması için kurulmuş olan bir sistemdir. Bu sistem ile kurumlar arasında olan ve belgeye dayanan tüm yazışmalar yapılabilir. E-belge olarak adlandırılan elektronik belgenin oluşturulduğu sistemin kısa adı ise EBYS şeklindedir. E-devlet giriş yapılarak bazı kurumların oluşturmuş olduğu belgelerin doğrulaması yapılabilir. Bu doğrulma belgenin orijinal olup olmadığının ve belgenin içeriğinin doğru olup olmadığının kontrolünü sağlamaya yönelik olarak yapılmaktadır. E-devlet üzerinden tüm kurumların olmamakla birlikte pek çok kurumun elektronik belge doğrulama sistemi bulunmaktadır. Bu doğrulamayı yapabilmek için ise e-devlet girişi yapmaya gerek kalmaz. Sistem şifrenizi kullanarak giriş yapmasanız bile elektronik belge doğrulama işleminizi gerçekleştirebilirsiniz.

E-devlet giriş ile elektronik belge doğrulama işlemi nasıl yapılır;

İsterseniz e-devlet giriş şifreniz ile giriş yaparak isterseniz de yalnızca e-devlet adresini kullanarak, kimlik doğrulaması yapmaya gerek kalmadan belge doğrulama işleminizi yapabilirsiniz. E-devlet üzerinden elektronik belge yönetim sistemi evrak doğrulama hizmeti veren kurulumlardan biri Afet ve Acil Durum Yönetim Başkanlığı’dır. Bu kurumun elektronik ortamda oluşturduğu tüm belgelerin doğrulamasını yapabilmek için https://www.turkiye.gov.tr/afad-ebys adresine tıklamanız gerekir. Bu adrese tıklamanızın ardından karşınıza aşağıdaki ekran gelecektir.

Bu kurumun oluşturmuş olduğu evrakın üzerinden bulunan evrak doğrulama kodunu ilgili kısma yazın. Ardından elinizdeki evrak sayısının bilgisini yazın. En alt kısımda bulunan güvenlik kodunu yazdıktan sonra “sorgula” kısmını tıklayarak sorgulama işleminizi gerçekleştirin. Diğer kurumlar için de aynı şekilde sorgulama işlemini gerçekleştirebilirsiniz.

Sizlere e-devlet giriş ile elektronik belgenin nasıl sorgulanacağını açıkladıktan sonra bu belgenin amaçları ve ne gibi faydalar sağladığı hakkında bilgi verelim;

Elektronik belge yönetim sisteminin amaçları nelerdir;

  • Bu belge sistemi ile kurum içinde ve diğer kurumlar arasındaki yazışmalar yapılır.
  • Bu sistem yazışmaların standart hale getirilmesini amaçlar.
  • Bu sistem ile kurumsal yazışmaların sevk ve onay süreçlerinin kısaltılması amaçlanır.
  • Bu sistemin oluşturulması ile kırtasiye, emek ve zaman gibi kalemlerden tasarruf sağlanır.
  • Bilgisayar ortamında oluşturulan bu belgeler ile yapılan yazışmalar, sağlıklı bir şekilde arşivlenir.

Elektronik belge yönetim sistemi ile hangi çalışmalar yapılabilir;

  • Bu sistem ile oluşturtulan belgeler, doğru kişiye ve doğru kuruma, zamanında ulaştırtılabilir.
  • Bu sistemi kullanan tüm birimler, kendi aralarında 7 gün ve 24 saat evrak alışverişi yapabilirler. Bu şekilde iş akışı hızlanır ve işlerin yapılması için gerekli olan sürede tasarruf sağlanır.
  • Bu sistem ile oluşturulan tüm belgelerin hangi durumda olduğu kontrol edilebilir.
  • Bu sistemle oluşturtulan tüm belgeler arşivlenebilir ve bu sayede evrak kaybının önüne geçilir.
  • İstenilen tüm belgelere en kısa sürede, tek arama ile ulaşılabilir.
  • Bu sitemde oluşturulan bir belgeye aynı anda birden çok kişi erişim sağlayabilir.
  • Bu sistem ile oluşturulan belgeler aynı anda birden fazla kişiye ve Türkiye’nin her yerine kısa sürede ulaştırılabilir. Bu sayede posta ya da fax ile kaybedilen süre kısalmış olur.
  • Bu sistemde belge oluşturmaya yetkili olan kişi izne çıktığında görevini bir başkasına devredebilir. Bu sayede işlerin durması ve aksaması önlenebilir.
  • Bu birimde çalışan personellerin performansları kontrol edilebilir. Bu kontrol işlemi bekleyen ya da işlem yapılan evrakların kontrolü ile sağlanır.
  • Bu sistemde erişebilir ve erişilemez şekilde belgeler tanımlanabilir. Bu sayede evrakların güvenliği sağlanır.
  • Bu sistem için geliştirilen dijital imza uygulaması ile kurum içi ve kurumlar arası evrak tasarrufu sağlanması hedeflenmektedir. Bu sayede evrak çıkarmak zorunda kalmadan ekran üzerinden imzalama işlemi gerçekleştirilir ve hem süre hem de kırtasiye masrafları azalır.


PAYLAŞ
Facebook TwitterGoogle

Kimler Neler Demiş?

avatar
  Abone ol  
Bildir
Elektronik Belge Yönetim Sistemi Evrak Doğrulama